Fractie365 voor de lokale afdelingen van één partij · MODEL · versie 1.0 · 26 september 2026
1. [NAAM PARTIJ], [rechtsvorm, bijvoorbeeld vereniging], gevestigd te [PLAATS], [ADRES], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK], vertegenwoordigd door [NAAM], [functie, bevoegd volgens de statuten], hierna: Verwerkingsverantwoordelijke of de partijorganisatie.
2. Fractie365 — eenmanszaak van Ben Trooster, gevestigd te Vlaardingen, Sprinterplaats 86, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42168489, btw-identificatienummer NL005552693B42, hierna: Verwerker.
hierna samen: Partijen.
A. Verwerker levert een omgeving met een kennisbank uit openbare bronnen van de betrokken gemeente, een dagelijkse brief en de mogelijkheid voor elke deelnemende fractie om in een eigen, afgeschermd deel te werken (hierna: de Hoofdovereenkomst), waarop de Algemene voorwaarden Fractie365 versie 1.0 van toepassing zijn.
B. De partijorganisatie sluit die overeenkomst af voor haar lokale afdelingen en fracties en betaalt ervoor. De fracties gebruiken de dienst, elk in de eigen gemeente en met het archief van die gemeente.
C. Daardoor zijn er twee soorten gegevens, met twee verschillende verantwoordelijken. Partijen leggen dat in deze overeenkomst vast, zoals artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist.
D. De partijorganisatie en de fracties horen politiek bij elkaar. Dat maakt het des te belangrijker om vast te leggen wat een fractie voor zichzelf houdt. Artikel 3 doet dat.
Partijen komen het volgende overeen:
1.1 Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en datalek hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.
1.2 Subverwerker: een derde die Verwerker inschakelt en die persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van deze overeenkomst.
1.3 Kennisbank: de verzameling die Verwerker per gemeente samenstelt en onderhoudt uit openbare bronnen (raadsstukken, notulen, regelgeving, cijfers) en de daaruit herkende toezeggingen.
1.4 Landelijk deel: de accounts van de gebruikers, de administratie van de deelnemende fracties, de facturatie en alles wat Verwerker voor de partijorganisatie als geheel bijhoudt.
1.5 Fractie-omgeving: het afgeschermde deel waarin één lokale fractie werkt, met wat die fractie zelf toevoegt: eigen stukken, vragen aan de kennisbank, concepten, notities en het verkiezingsprogramma van die afdeling.
1.6 Deelnemersverklaring: het formulier van één pagina waarmee een fractie meedoet en de rollen uit artikel 3 aanvaardt (Bijlage 4).
1.7 Bijlagen: Bijlage 1 (beschrijving van de verwerking), Bijlage 2 (subverwerkers), Bijlage 3 (beveiligingsmaatregelen) en Bijlage 4 (model deelnemersverklaring).
3.1 Voor het landelijke deel is de partijorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt welke afdelingen meedoen, wie toegang krijgt en hoe lang de dienst loopt.
3.2 Voor de fractie-omgeving is de betrokken lokale fractie de verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt wat zij toevoegt en wat zij vraagt. De fractie aanvaardt die rol met de deelnemersverklaring.
3.3 Verwerker voert voor een fractie-omgeving alleen instructies uit van die fractie. Een instructie van de partijorganisatie die de inhoud van een fractie-omgeving raakt — verstrekken, inzien, wijzigen of verwijderen — voert Verwerker niet uit. Verwerker stuurt zo'n verzoek door naar de betrokken fractie en laat de partijorganisatie weten dat hij dat heeft gedaan.
3.4 De partijorganisatie krijgt geen toegang tot een fractie-omgeving en geen overzicht van wat een fractie vraagt of opslaat. Dat geldt ook voor het landelijk bureau, het partijbestuur, een regiobestuur, de landelijke fractie en iedere ander die namens de partij optreedt, ongeacht wie de rekening betaalt.
3.5 De partijorganisatie ontvangt wel wat zij nodig heeft om het abonnement te beheren: welke fracties meedoen, hoeveel gebruikers er zijn, wie wanneer voor het eerst heeft ingelogd en de facturen. Niet wat er in de omgevingen gebeurt.
3.6 Een fractie kan zelf besluiten iets te delen met de partijorganisatie of met een andere afdeling. Dat gebeurt alleen op haar eigen initiatief en per keer. Verwerker bouwt geen voorziening die de partijorganisatie inzage geeft zonder dat de fractie dat per geval doet.
3.7 Het recht op audit uit artikel 10 strekt zich uit tot de inrichting, de beveiliging en de naleving van deze overeenkomst. Het strekt zich niet uit tot de inhoud van een fractie-omgeving.
3.8 Stopt een fractie met deelnemen of houdt zij op te bestaan, dan geldt voor haar omgeving artikel 11. De partijorganisatie kan de inhoud daarvan niet opvragen; wat er gebeurt, bepaalt die fractie zelf binnen de termijn van artikel 11.5.
3.9 Verwerker informeert elke fractie bij het eerste gebruik in gewone taal over de rollen uit dit artikel.
2.1 Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst: de afdelingen en hun fracties ondersteunen bij het raadswerk.
2.2 Verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren.
2.3 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat zij een grondslag heeft voor de verwerking van het landelijke deel en dat de opdracht rechtmatig is.
4.1 Deze overeenkomst gaat in op [DATUM] en loopt zolang de Hoofdovereenkomst loopt of zolang Verwerker daarna nog persoonsgegevens onder zich heeft.
4.2 Deze overeenkomst geldt ook voor een proefperiode die aan de Hoofdovereenkomst voorafgaat.
4.3 Artikelen die naar hun aard moeten blijven gelden — geheimhouding, teruggave en verwijdering, aansprakelijkheid en artikel 3 — blijven na het einde van kracht.
5.1 Verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies. Deze overeenkomst, de Hoofdovereenkomst en de deelnemersverklaringen gelden als die instructies.
5.2 Is Verwerker wettelijk verplicht anders te verwerken, dan meldt hij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
5.3 Vindt Verwerker dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan laat hij dat direct weten.
6.1 Verwerker houdt de persoonsgegevens geheim en geeft ze alleen aan anderen als dat nodig is voor de uitvoering of als de wet dat verplicht.
6.2 Verwerker zorgt ervoor dat iedereen die onder zijn gezag toegang heeft, tot geheimhouding is verplicht.
7.1 Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. De maatregelen staan in Bijlage 3.
7.2 Verwerker mag die maatregelen aanpassen zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.
7.3 De actuele stand van die maatregelen — waar de gegevens staan, wie erbij kan, de back-ups en de beproefde hersteltijd — staat openbaar op fractie365.nl/veiligheid.html.
7.4 De scheiding tussen de fractie-omgevingen is een beveiligingsmaatregel én een afspraak: zij is in de programmatuur vastgelegd en kan niet met een instelling worden opgeheven.
8.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming om de subverwerkers uit Bijlage 2 in te schakelen.
8.2 Wil Verwerker een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt hij dat ten minste veertien dagen van tevoren per e-mail. Verwerkingsverantwoordelijke kan daar bezwaar tegen maken; komen Partijen er niet uit, dan mag zij de Hoofdovereenkomst tegen die datum beëindigen.
8.3 Verwerker legt iedere subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.
8.4 Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG. Op dit moment vindt er geen doorgifte buiten de EER plaats.
9.1 Verwerker helpt, voor zover redelijk mogelijk, bij verzoeken van betrokkenen: inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.
9.2 Krijgt Verwerker zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt hij het binnen vijf werkdagen door naar de verantwoordelijke die het aangaat. Gaat het verzoek over gegevens in een fractie-omgeving, dan gaat het naar die fractie.
9.3 Verwerker helpt ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens. Bijlage 1 is bedoeld om als invoer voor die beoordeling te kunnen dienen.
10.1 Verwerker geeft op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat hij zich aan deze overeenkomst houdt.
10.2 Verwerkingsverantwoordelijke mag maximaal eenmaal per jaar, na aankondiging van ten minste veertien dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht.
10.3 De kosten zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij blijkt dat Verwerker zich op belangrijke punten niet aan de overeenkomst houdt.
10.4 De begrenzing uit artikel 3.5 geldt ook voor een audit.
11.1 Wat een fractie zelf heeft toegevoegd, blijft van die fractie. Elk fractielid kan zijn eigen inbreng op elk moment zelf downloaden in een gangbaar formaat.
11.2 De kennisbank wordt door Verwerker samengesteld en onderhouden uit openbare bronnen. Die verzameling en het werk dat daarin zit blijft van Verwerker. De onderliggende stukken zijn openbaar en blijven dat.
11.3 Stukken die de partijorganisatie of een fractie bij de start zelf heeft aangeleverd, blijven van de aanleverende partij en worden bij beëindiging teruggeleverd of verwijderd.
11.4 Na het einde van de Hoofdovereenkomst of eerder op verzoek levert Verwerker de persoonsgegevens en de eigen inbreng op in een gangbaar, leesbaar formaat of verwijdert ze — dat bepaalt de verantwoordelijke die het aangaat.
11.5 De omgevingen gaan na het einde dertig dagen op slot: er kan niet meer in worden gewerkt, er is nog niets weg en herstel is één handeling. Daarna verwijdert Verwerker de omgevingen, de persoonsgegevens en de eigen inbreng, inclusief kopieën, tenzij de wet langer bewaren verplicht.
11.6 Verwerker bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.
12.1 Ontdekt Verwerker een datalek dat persoonsgegevens raakt die onder deze overeenkomst worden verwerkt, dan meldt hij dat zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen vierentwintig uur.
12.2 Verwerker meldt het aan de verantwoordelijke die het aangaat: bij het landelijke deel aan de partijorganisatie, bij een fractie-omgeving aan die fractie. Raakt het lek beide, dan meldt hij het aan beide.
12.3 Verwerker geeft daarbij, voor zover bekend: wat er is gebeurd, wanneer, welke gegevens, hoeveel betrokkenen, de gevolgen en de maatregelen.
12.4 De verantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.
12.5 Verwerker neemt direct maatregelen om het lek te stoppen en houdt een overzicht bij van alle datalekken.
13.1 Iedere Partij is aansprakelijk volgens artikel 82 AVG en de wet.
13.2 De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade door het niet nakomen van deze overeenkomst is per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat Verwerkingsverantwoordelijke in dat jaar heeft betaald, met een minimum van € 1.000.
13.3 Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid en niet voor boetes die dwingend aan Verwerker worden toegerekend.
13.4 Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor aanspraken van derden die het gevolg zijn van onjuiste instructies of van gegevens die zij heeft aangeleverd.
14.1 Wijzigingen gelden alleen als Partijen ze schriftelijk (ook per e-mail) zijn overeengekomen. Bijlage 2 mag Verwerker bijwerken volgens artikel 8.2.
14.2 Bij strijd tussen deze overeenkomst en de Hoofdovereenkomst gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
14.3 Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.
14.4 Contactpersonen: voor Verwerker Ben Trooster, info@fractie365.nl; voor Verwerkingsverantwoordelijke [NAAM], [E-MAIL], [TELEFOON].
[NAAM PARTIJ]
Naam: [NAAM] · Functie: [FUNCTIE] · Plaats en datum: [PLAATS], [DATUM] · Handtekening:
Fractie365
Naam: Ben Trooster · Functie: eigenaar · Plaats en datum: Vlaardingen, [DATUM] · Handtekening: