Privacyverklaring — Fractie365

Fractie365 verwerkt persoonsgegevens. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden het zo kort en concreet mogelijk.

Wie is verantwoordelijk

Fractie365
Ben Trooster
Vlaardingen
info@fractie365.nl · 06 4719 1002
KvK-nummer: [in te vullen zodra de inschrijving is verwerkt]

Twee verschillende rollen

Voor de gegevens die je zelf achterlaat op deze website of per mail, is Fractie365 verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen wat ermee gebeurt.

Zodra een fractie klant wordt en haar eigen dossiers, notities en documenten in Fractie365 zet, zijn wij verwerker. De fractie blijft dan zelf verantwoordelijk voor die gegevens; wij verwerken ze uitsluitend in opdracht van de fractie en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst. Die sluiten we voordat er gegevens worden overgezet.

Welke gegevens we verwerken

Als je een demo aanvraagt

Via het formulier op onze website of per mail vragen we om je naam, je rol binnen de fractie, de naam van je fractie of partij, je gemeente, je e-mailadres, het aantal fractieleden en eventueel een toelichting op je situatie.

Als je ons mailt of belt

Dan verwerken we de gegevens die je zelf in dat contact deelt, inclusief je e-mailadres of telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

Als je onze website bezoekt

Onze webserver legt standaard technische gegevens vast, waaronder je IP-adres, het tijdstip van je bezoek en welke pagina je hebt opgevraagd. Dat is nodig om de website te laten werken en te beveiligen.

Wat we niet doen. Deze website gebruikt geen cookies, geen bezoekersstatistieken, geen advertentienetwerken en geen trackers. We verkopen geen gegevens en we sturen geen nieuwsbrief tenzij je daar zelf om vraagt.

Ook geen externe lettertypen. Het lettertype van deze website staat op onze eigen server. Er worden dus geen gegevens doorgegeven aan Google of een andere externe partij om de pagina weer te geven.

Waarom we die gegevens verwerken

Gegevens	Doel	Grondslag
Demoaanvraag	Contact opnemen, een demo plannen en een voorstel doen	Uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst
E-mail en telefoon	Je vraag beantwoorden	Gerechtvaardigd belang: normaal zakelijk contact
Serverlogs	De website laten werken en misbruik tegengaan	Gerechtvaardigd belang: beveiliging
Factuurgegevens	Facturering en administratie	Wettelijke plicht

Hoe lang we gegevens bewaren

Demoaanvragen die niet tot een klant leiden: maximaal twaalf maanden na het laatste contact.
E-mailcorrespondentie: zolang die zakelijk relevant is, en daarna maximaal twee jaar.
Serverlogs: conform de standaardtermijn van onze hostingpartij, doorgaans enkele maanden.
Administratie en facturen: zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat voorschrijft.
Gegevens van klanten in Fractie365: zolang de overeenkomst loopt. Na beëindiging krijgt de fractie haar volledige archief in een leesbaar formaat en verwijderen we de gegevens binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst staat.

Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren, en alleen op basis van een verwerkersovereenkomst:

Onze hosting- en e-mailprovider, voor de website en het mailverkeer.
Onze boekhouder en administratiesoftware, voor de facturering.

We geven geen gegevens door aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte.

Gegevens van fracties in ons product

Fractiedossiers bevatten gevoelige informatie: namen van inwoners, vertrouwelijke stukken en interne afwegingen. Daarvoor gelden aanvullende afspraken, die we vastleggen in de verwerkersovereenkomst:

Gegevens van een fractie zijn niet toegankelijk voor andere fracties, voor de gemeente of voor het college.
De fractie bepaalt zelf wie toegang heeft en met welke rechten.
We gebruiken gegevens van klanten niet om AI-modellen te trainen.
Een fractie kan op elk moment een export opvragen van alles wat is vastgelegd.
Bij een datalek informeren we de fractie onverwijld, zodat die kan beoordelen of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, toegang op basis van rollen en regelmatige back-ups. Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid; wel doen we wat redelijkerwijs van ons verwacht mag worden en leggen we uit hoe we het hebben ingericht als je daarnaar vraagt.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking, vragen om beperking ervan, of je gegevens in een overdraagbaar formaat opvragen. Stuur daarvoor een bericht aan info@fractie365.nl. We reageren binnen vier weken.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Deze verklaring past mee met wat Fractie365 doet. Bij wijzigingen passen we de versie en de datum bovenaan aan. Klanten informeren we actief over wijzigingen die hen raken.