Fractie365 — dagmail (“[Gemeente] Vandaag”) en fractiegeheugen (de kennisbank)
1. [NAAM FRACTIE] — de fractie van [PARTIJ] in de gemeenteraad van [GEMEENTE], [rechtsvorm, bijv. vereniging of stichting], vertegenwoordigd door [NAAM], [functie], hierna: Verwerkingsverantwoordelijke.
2. Fractie365 — eenmanszaak van Ben Trooster, gevestigd te Vlaardingen, Sprinterplaats 86, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42168489, btw-identificatienummer NL005552693B42, hierna: Verwerker.
hierna samen: Partijen.
A. Partijen hebben een overeenkomst gesloten of sluiten die, waarbij Verwerker de dagmail levert en/of toegang geeft tot het fractiegeheugen (hierna: de Hoofdovereenkomst), waarop de Algemene voorwaarden Fractie365 versie 1.0 van toepassing zijn.
B. Bij het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst verwerkt Verwerker persoonsgegevens in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke.
C. Partijen willen hun afspraken hierover vastleggen, zoals artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist.
Partijen komen het volgende overeen:
1.1 Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en datalek hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.
1.2 Subverwerker: een derde die Verwerker inschakelt en die persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van deze overeenkomst.
1.3 Kennisbank: de verzameling die Verwerker samenstelt en onderhoudt uit openbare bronnen (raadsstukken, notulen, regelgeving, cijfers) en de daaruit herkende toezeggingen.
1.4 Eigen inbreng: alles wat Verwerkingsverantwoordelijke zelf in de omgeving zet of laat zetten — eigen stukken, vragen aan de kennisbank, concepten, notities en het verkiezingsprogramma.
1.5 Bijlagen: Bijlage 1 (beschrijving van de verwerking), Bijlage 2 (subverwerkers) en Bijlage 3 (beveiligingsmaatregelen).
2.1 Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke en alleen voor het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst, zoals beschreven in Bijlage 1.
2.2 Verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. Verwerker bedingt dat ook bij zijn subverwerkers.
2.3 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat hij een grondslag heeft voor de verwerking (artikel 6 AVG) en dat de opdracht rechtmatig is.
3.1 Deze overeenkomst gaat in op [DATUM] en loopt zolang de Hoofdovereenkomst loopt of zolang Verwerker daarna nog persoonsgegevens onder zich heeft.
3.2 Deze overeenkomst geldt ook voor een proefperiode die aan de Hoofdovereenkomst voorafgaat.
3.3 Artikelen die naar hun aard moeten blijven gelden (geheimhouding, teruggave en verwijdering, aansprakelijkheid) blijven na het einde van kracht.
4.1 Verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. Deze overeenkomst en de Hoofdovereenkomst gelden als zulke instructies.
4.2 Is Verwerker wettelijk verplicht anders te verwerken, dan meldt hij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
4.3 Vindt Verwerker dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan laat hij dat direct weten.
5.1 Verwerker houdt de persoonsgegevens geheim en geeft ze alleen aan anderen als dat nodig is voor de uitvoering of als de wet dat verplicht.
5.2 Verwerker zorgt ervoor dat iedereen die onder zijn gezag toegang heeft, tot geheimhouding is verplicht.
6.1 Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
6.2 De maatregelen staan in Bijlage 3. Verwerker mag ze aanpassen zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.
6.3 De actuele stand van die maatregelen — waar de gegevens staan, wie erbij kan, de back-ups en de beproefde hersteltijd — staat openbaar op fractie365.nl/veiligheid.html.
7.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming om de subverwerkers uit Bijlage 2 in te schakelen.
7.2 Wil Verwerker een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt hij dat ten minste 14 dagen van tevoren per e-mail. Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn schriftelijk bezwaar maken; dan zoeken Partijen samen een oplossing en kan Verwerkingsverantwoordelijke de Hoofdovereenkomst opzeggen als die er niet is.
7.3 Verwerker legt iedere subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.
7.4 Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG. Op dit moment vindt er geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaats: alle subverwerkers in Bijlage 2 verwerken binnen de EER.
8.1 Verwerker helpt, voor zover redelijk mogelijk, bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar).
8.2 Krijgt Verwerker zo’n verzoek rechtstreeks, dan stuurt hij het binnen 5 werkdagen door.
8.3 Verwerker helpt ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens.
9.1 Ontdekt Verwerker een datalek dat persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke (mogelijk) raakt, dan meldt hij dat zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 24 uur.
9.2 Verwerker geeft daarbij, voor zover bekend: wat er is gebeurd, wanneer, welke gegevens, hoeveel betrokkenen, de gevolgen en de maatregelen.
9.3 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.
9.4 Verwerker neemt direct maatregelen om het lek te stoppen en houdt een overzicht bij van alle datalekken.
10.1 Verwerker geeft op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat hij zich aan deze overeenkomst houdt.
10.2 Verwerkingsverantwoordelijke mag maximaal eenmaal per jaar, na aankondiging van ten minste 14 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht.
10.3 De kosten zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij blijkt dat Verwerker zich op belangrijke punten niet aan de overeenkomst houdt.
11.1 De eigen inbreng van Verwerkingsverantwoordelijke blijft van Verwerkingsverantwoordelijke. Elk fractielid kan zijn eigen inbreng op elk moment zelf downloaden in een leesbaar formaat (tabellen en tekstbestanden).
11.2 De kennisbank wordt door Verwerker samengesteld en onderhouden uit openbare bronnen. Die verzameling en het werk dat daarin zit blijven van Verwerker; Verwerkingsverantwoordelijke krijgt daar toegang tot zolang de Hoofdovereenkomst loopt. Op de onderliggende openbare stukken rust geen exclusief recht van een van Partijen; die blijven voor iedereen te raadplegen bij de bron.
11.3 Stukken die Verwerkingsverantwoordelijke bij de start zelf heeft aangeleverd (zoals een bestaand eigen archief) blijven van Verwerkingsverantwoordelijke en worden bij het einde volledig teruggeleverd.
11.4 Na het einde van de Hoofdovereenkomst of eerder op verzoek levert Verwerker de eigen inbreng en de persoonsgegevens in een gangbaar, leesbaar formaat op of verwijdert hij ze — naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke.
11.5 Verwerker verwijdert de omgeving, de persoonsgegevens en de eigen inbreng, inclusief kopieën, binnen 30 dagen na het einde, tenzij de wet langer bewaren verplicht. Back-ups verdwijnen uiterlijk 7 dagen na de laatste back-up waarin de gegevens nog voorkomen.
11.6 Verwerker bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.
12.1 Iedere Partij is aansprakelijk volgens artikel 82 AVG en de wet.
12.2 De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade door het niet nakomen van deze overeenkomst is per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat Verwerkingsverantwoordelijke in dat jaar aan Verwerker heeft betaald, met een minimum van € 1.000.
12.3 Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid en niet voor boetes die dwingend aan Verwerker worden toegerekend.
12.4 Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor aanspraken van derden die het gevolg zijn van onjuiste instructies of van gegevens die Verwerkingsverantwoordelijke zonder grondslag heeft aangeleverd.
13.1 Wijzigingen gelden alleen als Partijen ze schriftelijk (ook per e-mail) zijn overeengekomen. Bijlage 2 mag Verwerker bijwerken volgens artikel 7.2.
13.2 Bij strijd tussen deze overeenkomst en de Hoofdovereenkomst gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
13.3 Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.
13.4 Contactpersonen: voor Verwerker Ben Trooster, info@fractie365.nl; voor Verwerkingsverantwoordelijke [NAAM], [E-MAIL], [TELEFOON].
| [NAAM FRACTIE] | Fractie365 |
|---|---|
| Naam: [NAAM] Functie: [FUNCTIE] Plaats en datum: [PLAATS], [DATUM] Handtekening: | Naam: Ben Trooster Functie: eigenaar Plaats en datum: Vlaardingen, [DATUM] Handtekening: |
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Diensten | Dagmail: elke werkdag om 07:00 een e-mail aan de opgegeven ontvangers, met de nieuwe vergaderstukken, nieuws en termijnen, getoetst aan het verkiezingsprogramma.Fractiegeheugen: een afgeschermde omgeving met de kennisbank (raadsstukken, notulen, geldende regelgeving, politiecijfers), zoeken met bronvermelding, toezeggingen met termijnbewaking en het opstellen van concept-vragen en moties. |
| Doel | De fractie ondersteunen bij haar raadswerk: stukken voorbereiden, weten wat er speelt en terugvinden wat er eerder is gezegd en besloten. |
| Aard van de verwerking | Ophalen van openbare informatie (vergadersysteem van de gemeente, Open Raadsinformatie, officiële regelgeving, politiecijfers, nieuwsbronnen), inlezen, indelen, doorzoekbaar maken, opslaan, samenvatten en beantwoorden met een AI-model en versturen per e-mail. |
| Categorieën betrokkenen | (a) Gebruikers en ontvangers: raadsleden, commissieleden, duo- en burgerraadsleden, fractieassistenten en bestuursleden die de fractie opgeeft.(b) Personen die voorkomen in openbare stukken en nieuwsberichten (bijvoorbeeld raadsleden, wethouders, ambtenaren, insprekers, in politieberichten betrokkenen). |
| Categorieën persoonsgegevens | (a) Gebruikers: naam, e-mailadres, gebruikersnaam, rol in de fractie, inloggegevens (wachtwoord versleuteld opgeslagen), gegevens van de tweede inlogstap, tijdstip van inloggen, technische verzendgegevens van e-mail.(b) Uit openbare bronnen: namen en functies zoals die in de stukken staan en wat daar over hen is vastgelegd.(c) Wat de fractie zelf toevoegt: eigen stukken, vragen aan de kennisbank, concepten en notities. |
| Bijzondere persoonsgegevens | Niet bedoeld. Openbare raadsstukken, politieberichten en nieuws kunnen wel gegevens bevatten waaruit politieke opvattingen of andere bijzondere categorieën blijken. De fractie zet geen bijzondere persoonsgegevens in de omgeving; stukken die onder geheimhouding zijn verstrekt horen er niet in en worden door Verwerker geweerd voor zover herkenbaar. |
| Wat naar het AI-model gaat | Alleen de passages uit de kennisbank die bij de vraag horen, de vraag zelf en het verkiezingsprogramma. Géén inloggegevens, geen ontvangerslijsten, geen wachtwoorden. |
| Locatie van de verwerking | Google Cloud, datacenter Eemshaven (Nederland, regio europe-west4): platform, database en bestandsopslag. Verzending van e-mail: Brevo (Frankrijk). AI-model (Claude): Amazon Web Services, datacenter Frankfurt (Duitsland, regio eu-central-1), zie Bijlage 2. |
| Bewaartermijnen | Gebruikers- en ontvangersgegevens: zolang de Hoofdovereenkomst loopt; afmelding binnen 5 werkdagen verwerkt.Verstuurde dagmails en werkbestanden: zolang de Hoofdovereenkomst loopt.Back-ups van de database: elke nacht, 7 dagen bewaard.Technische logbestanden: 30 dagen.Na het einde: teruglevering en verwijdering binnen 30 dagen (artikel 11). |
| Frequentie | De dagmail verschijnt elke werkdag om 07:00. Het ophalen van nieuwe stukken en nieuws gebeurt dagelijks, ook in het weekend, tussen 06:00 en 07:15; herinneringen over toezeggingen gaan alleen op werkdagen. Het fractiegeheugen is continu beschikbaar. |
Stand per 26 september 2026. Verwerker houdt deze lijst actueel (artikel 7).
| Subverwerker | Dienst | Gegevens | Locatie | Waarborg |
|---|---|---|---|---|
| Google Cloud EMEA Limited (Ierland) | Platform, database, bestandsopslag, technische logs | Alles in de omgeving: kennisbank, eigen inbreng, gebruikersgegevens | Nederland (Eemshaven, europe-west4) | Verwerkersovereenkomst van Google Cloud; gegevens blijven in de EU |
| Sendinblue SAS (Brevo), Frankrijk | Verzenden van e-mail: dagmail, uitnodigingen, herinneringen, inlogcodes | Naam en e-mailadres van ontvangers, inhoud van die e-mails, verzendlogs | Frankrijk (EU) | Verwerkersovereenkomst van Brevo; gegevens blijven in de EU |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) | AI-model (Claude via Amazon Bedrock): samenvatten, antwoorden, concepten | Passages uit de kennisbank en de vraag; het verkiezingsprogramma. Géén inloggegevens of ontvangerslijsten | Duitsland (Frankfurt, eu-central-1) | Verwerkersovereenkomst van AWS; verwerking uitsluitend in de EU-regio Frankfurt; geen training op onze gegevens; invoer wordt niet bewaard voor andere doeleinden |
| Mediamet (hosting en DNS van de website) | Hosting van de website en het contactformulier | Gegevens uit het contactformulier, serverlogs | Nederland (onderliggende infrastructuur: DigiState B.V.) | Verwerkersovereenkomst: opgevraagd bij de leverancier |
Geen subverwerker, ter informatie: TransIP (registratie van de domeinnaam) en Mediamet voor DNS. De bronnen waaruit de kennisbank wordt opgebouwd — het vergadersysteem van de gemeente, Open Raadsinformatie (VNG), de officiële regelgeving (CVDR) en de politiecijfers (via CBS) — ontvangen geen persoonsgegevens van Verwerker.
| Maatregel | Hoe het is ingericht |
|---|---|
| Gescheiden omgevingen | Elke fractie heeft een eigen omgeving. Een gebruiker ziet uitsluitend de stukken van de fractie(s) waarvan hij lid is; elk scherm filtert daarop. |
| Database niet vanaf internet | De database heeft geen openbaar adres en is alleen bereikbaar vanuit de eigen cloudomgeving. |
| Versleutelde verbindingen | TLS voor de website, het platform, de e-mailverzending en de verbinding met het AI-model. Het platform dwingt https af (HSTS). |
| Inloggen in twee stappen | Verplicht voor elk account sinds 25 september 2026: een code uit een authenticator-app of per e-mail. Zonder tweede stap komt niemand in de omgeving. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (nooit leesbaar). |
| Persoonlijke vragen | Wat een fractielid aan de kennisbank vraagt, is alleen voor hemzelf zichtbaar; andere leden zien die vragen niet. |
| Sleutelbeheer | Wachtwoorden en API-sleutels staan in de sleutelkluis van de cloudleverancier (Secret Manager), niet in documenten of programmacode. |
| Back-ups | Elke nacht een back-up van de database, 7 dagen bewaard, binnen de EU. |
| Toegang | Alleen Ben Trooster heeft beheertoegang. Toegang gaat via zijn persoonlijke account met tweestapsverificatie; er zijn geen gedeelde beheeraccounts. |
| Dataminimalisatie | Naar het AI-model gaan alleen de passages die bij de vraag horen. Stukken met “geheim” in de titel en besloten vergaderstukken worden niet ingelezen. |
| Apparaten | Schijfversleuteling op de werkcomputers (FileVault), automatische schermvergrendeling en actuele updates. |
| Verwijderen | Werkbestanden, logs en back-ups verdwijnen volgens de termijnen in Bijlage 1; bij beëindiging wordt de omgeving binnen 30 dagen verwijderd. |
| Datalekken | Vaste werkwijze voor melden binnen 24 uur en registratie van alle datalekken (artikel 9). |